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Word2010教程:收集60个Word2010使用技巧(3)

30、在Word中标注汉语拼音

在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音,最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入,然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难。按如下步骤操作即可:先选择需标注拼音的文字,然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”命令,接着在各文字相对应的方框中输入拼音。最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。

31、给跨页的表格自动添加表头

如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行),在“表格”选单上单击“标题行重复”。

32、给Word文件减肥

在Word中输入一点儿文字,很容易就达到几十KB,真不知微软是怎么回事,好像觉得我们的硬盘太大了似的。所以,很有必要给Word文件减减肥。

具体方法:只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话,可以打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项,以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中“嵌入TrueType字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用的TrueType字体一同“打包”,使得文件增大。

33、取消自作聪明的超级链接

当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自动为我们转换为超级链接,只要在文件的网址上按一下,就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。但是,有时候我们并不需要这样的功能,就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。

如何取消这种功能呢?在Word中选择“工具”→“自动更正”,先单击“键入时自动套用格式”选项卡,将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

再单击“自动套用格式”选项卡,将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。

再单击“确定”,以后再输入网址,就不会转化为超链接了。

34、实现Word个性模板

用Word建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置,同时,Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。

①进入WordXP的模板文件夹,在Windows9x和Windows Me下为CWindows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,而在Windows2000和Windows NT上为CDocuments and Settings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用WordXP打开它。

②单击“文件”→“页面设置”,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值,如图5所示。笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米。

③单击“格式”→“段落”,在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签,点击“特殊格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。

④单击“文件”→“保存”命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,笔者将它保存为normal1.dot文件。

⑤再次进入C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

⑥上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

35、巧用“稿纸”格式

在Word2000中,用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是,如何生成“小字本”格式的文档呢?问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的,因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手:

①左击“文件/新建”选单项,选择“稿纸向导”,生成20×20的稿纸文档;

②左击“视图/页眉和页脚”选单项;

③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;

④右击“稿纸”,选择“组合/取消组合”命令;

⑤拖动方格列,排成31×20的“小字本”格式;

⑥左击“文件/页面设置”,选择“文档网格”卡;

⑦将每页行数设置为31后确定;

⑧关闭“页眉/页脚”即可。

36、抢救Word文件有妙招

你是否遇到过这样的事情:用Word工作了很长时间,写了许多文字,但是文件还没有来得及存盘,却突然遇到停电或死机,此时的你是否有欲哭无泪的感觉?唉,这就叫“天有不测风云”。不过,不要担心,我有办法。下面是具体的操作方法:

①首先按菜单“工具”,再按“选项”;

②接着找出Word自动记录文件的位置:按一下“文件位置”标签,点选“自动恢复文件”,再按一下“更改”按钮。

③利用快捷键的技巧,将文件位置给复制起来:拖曳选取“文件夹名称”,按下组合键Ctrl+C(复制),再点击一下“取消”按钮回到Word下。

注意:如果你的Word不太稳定,常让你做无用功,干脆把这个文件夹另外指定一个名称,往后找起来会更方便。

④打开资源管理器,寻找这个文件夹的位置,按一下组合键Ctrl+V(粘贴)。

⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里,如果此处有一个以上的文件,你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。在文件上连按两下鼠标左键,就能直接打开了。到这儿,你的文件就重新“活”了,还不快试试?

37、Word中取消文本录入过程中的自动编号

可执行菜单“工具/自动更正”命令,在打开的“自动更正”对话框中,切换到“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志,然后单击“确定”按钮完成即可。

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