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Word文档自动功能别乱用要好好的调教

  Word的“自作聪明”是出了名的,比如按回车键换行,它就会自动进行首行缩进或添加项目符操作等。这些功能的本意是好的,但如果掌握不好,反而会影响到工作,下面就让我们好好调教它一番。

  技巧1:移走恼人的波浪线

  Word会对输入的文档自动进行拼写检查,并把那些疑似有错的单词或句子,用红色或绿色的波浪线标出来。不过对一些特殊内容文档,Word的提示可能并不正确,而满篇红红绿绿的波浪线也确实影响美观。这时,可执行“工具→选项”菜单命令,在打开的对话框上选择“拼写和语法”选项卡,将下面的“键入时检查语法”和“随拼写检查语法”两项去掉就可以了。

  另外,如“FlashGet”这样的软件名称,Word也会将其标示为错误,这时可右击它,选择“全部忽略”或“添加到词典”,即可去掉波浪线了。

  技巧2:灵活掌控自动项目符号

  如图1左侧所示,在Word中输入“1.XXX”,接下来每次按回车键换行后,就会自动变成“2.XXX”、“3.XXX”等。假设第3项下又有多行子项,直接按回车输入,将变成“4.XXX”、“5.XXX”的形式,显然不是我们想要的结果。解决方法如下:

  第一步:先直接按回车并输入子项一的内容,此时子项一的形式将为“4.XXX”。

  第二步:将光标置于子项一的行首,按Tab键,该项即自动缩进,项目符也变成了“a) XXX”的形式。继续输入其他子项内容,并直接按回车键操作,其他子项将自动成为“b) XXX”、“c) XXX”的形式。

  第三步:第3项内容输入完毕,继续回车输入第4项内容,把光标置于该行之首,按Shift+Tab键,则该行项目符又恢复为“4.XXX”的形式了。

  小提示

  如图1右侧所示,如果第3项之下的内容不需要项目符,操作就更简单了,在输入子项目的时候,每次按Shift+回车键即可。

  技巧3:去掉自动启动的输入法

  启动Word时,微软拼音也会随之一起启动,比较讨厌。还好,可以通过设置去掉它:打开选项窗口,点选“编辑”选项卡,将它下面的“输入法控制处于活动状态”项取消就可以了。

  技巧4:使用自动更正快速输入特殊符号

  输入下面这些特殊的字符组合,即可快速得到一些特殊符号,如版权符号等(注意:必须是在英文状态下输入的字符)。

  (c) 将变成:?

  (r) 将变成:?

  (tm) 将变成:?

  --> 将变成:←

  <-- 将变成:→

  <=> 将变成:?

  :-) 将变成:?

  :-( 将变成:?

  执行“工具→自动更正选项”,在打开的“自动更正”对话框中,可以发现更多Word预定义的字符组合,也可以自己定义新的字符组合。

  技巧5:不让网址自动变链接

  Word中的自动套用格式,确实给我们带来了很大方便,但有时也挺烦人的,在不该用的时候它也总是固执地套用。比如有时为了文档外观上的考虑,不想让Word自动将网址、E-mail地址等变成带下划线的链接方式,可在“自动更正”对话框中,点选“键入时自动套用格式”选项卡,取消其下的“Internet及网络路径替换为超链接”项就可以了。

  技巧6:备份Word“自动更正”信息

  将调教好的自动更正设置备份下来,可免去重装时从头再来之苦。Word自身没有备份自动更正信息的功能,需借助其他工具,可登录http://office.microsoft.com/en-us/officeupdate/default.aspx,搜索下载“Word 2002 Document: Support Template”。

  安装运行“Word 2002 Support Template”,打开Word支持模板文件,按Alt+F8组合键启动“宏”对话框,选中AutoCorrectBackup宏,单击“运行”,再单击“Backup”按钮,将生成一个列表文件,默认保存为:AutoCorrect Backup Document.doc。要想恢复自动更正信息,同样在Word中运行AutoCorrectBackup宏,选择单击“Restore”按钮,导入上面备份的文件就可以了。

  小提示

  如果执行宏的时候,出现警告,无法运行,可执行“工具→宏→安全性”菜单命令,将安全级别设置为“低”。等备份好自动更正信息后,再将安全级别恢复为“中”或“高”即可。

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