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Word 2010批量处理成绩,使用邮件合并功能

  又到期末了,老师们又要开始填写学生成绩报告单了,学生数很多,一张一张手工填写是一件很繁锁的事。其实,用Word的“邮件合并”功能,让Word 2010和Excel 2010协同工作,可以实现成绩报告单“批处理”,省时省力,轻松完成学生成绩报告单的填写工作。

  一、制作学生成绩统计表

  运行Excel 2010,新建一个工作表,命名为“学生成绩统计表”,然后将班级、学生姓名和各科成绩等信息输入表格,并以“学生成绩统计表.xlsx”为文件名,保存在硬盘中备用(图1)。

  图1 制作学生成绩统计表

  二、绘制学生成绩报告单

  运行Word 2010,单击“页面布局”,切换到“页面布局”功能区,单击“页面设置”右侧的小箭头,弹出“页面设置”窗口,根据实际需要设置好页边距和纸张大小(如图2)。

  图2 页面设置

  单击“确定”按钮,返回Word 2010编辑窗口,根据“学生成绩.xlsx”表头中的有关项目,绘制一张学生成绩报告单(图3),并保存为“学生成绩报告单.docx”。

  图3 绘制学生成绩报告单

  三、批量处理学生成绩报告单

  第一步:打开刚才建立的“学生成绩报告单.docx”,单击“邮件”,切换到“邮件”功能区,单击“选择收件人”,并在弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”(如图4),弹出“选取数据源”窗口,找到并选中前面创建的“学生成绩统计表.xlsx”,单击“打开”按钮(如图5),这时会弹出“选择表格”窗口,选择“学生成绩统计表$”,单击“确定”按钮(如图6)。

  图4 选择收件人

  图5 选择数据源

  图6 选择表格

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