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教你用好微软Office的文件搜索功能

 不管在下列什么工作环境中,都可在Office 2003中使用“文件搜索”命令来查找文件:在计算机的硬盘驱动器上、局域网络、Microsoft Outlook 邮箱以及网上邻居。您还可在 Outlook 邮箱中查找电子邮件、会议和其他信息。搜索操作提供两种查找文件的方法:基本搜索和高级搜索。

  基本文件搜索

  基本搜索能最全面地搜索文件、Outlook 项目和网页。可以查找在标题、内容或属性中包含指定文本的文件。还可以指定搜索文件的范围和搜索文件类型。

  高级文件搜索

  高级搜索则更加明确,用于根据文件属性查找文件。您可通过创建查询完成此操作,查询是所找到文件必须满足的一条或多条规则的集合。查询的一个示例是“作者 是(精确地) 佚名”。它指定了待搜索文件的作者属性应只包含文本“佚名”。

  自然语言搜索

  自然语言搜索使用熟悉的会话表达方式(例如“Get all mail from Jane”或“Find all meetings next week”)从“基本文件搜索”任务窗格中搜索 Microsoft Outlook 项目。使用自然语言搜索,您可搜索电子邮件、日历项、联系人、任务和便笺。只有在 Microsoft Office 2003 英文版中才支持自然语言搜索。

  虽然可以在自然语言查询中包括更多信息以获取更好的搜索结果,但是您无需使用完整的句子或者关心语法的正确性。例如,下列自然语言查询是正确的:“High priority tasks”。

  自然语言搜索可搜索 Outlook 项目的内容,例如电子邮件的正文,以及项目的属性,例如会议的主题和任务的优先级。

  注释 对于网上邻居或您计算机上的文档,虽然不支持自然语言搜索,但是 Office 的“文件搜索”将使用自然语言搜索查询中的信息来查找这些位置中的文件。

  使用自然语言的提示

  搜索电子邮件

  ·使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索电子邮件的内容。

  示例

  “Messages about searching”

  “Messages on the subject: sales quotas”

  ·搜索电子邮件的属性和其他域。

  示例

  “High priority messages”

  “Who did I Cc about natural language searching?”

  “E-mail I need to follow-up on”

  ·搜索包含附件的文档。

  示例

  “Find all mail messages with attachments”

  ·指定时间范围以缩小搜索范围。

  示例

  “E-mail from Bob in the last week about natural language searching”

  “Find the most recent e-mail from Prasanna”

  搜索日历

  ·使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索会议的内容。

  示例

  “Meeting about sales goals”

  “Show the meeting to introduce new team members”

  ·根据参加人搜索会议。

  示例

  “All meetings with Jim”

  “Find the meeting organized by Tanya”

  “Did Bei-Jing accept the meeting about searching?”

  ·通过指定时间范围来限制搜索的范围。

  示例

  “Find all meetings I attended last Monday”

  “Find all meetings the day before yesterday”

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