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使用E-mail的99条技巧

  礼仪

  不要用公司信箱发私人信件。

  如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面,这样容易被发垃圾信的收集到,另外如果那些人互相不认识,也不方便。自己的地址应该写到to里面。

  不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌,除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。

  不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事,不要转发。

  职业。不要用u,afk这种手机简写,这在商务中不合适,会让人觉得你孩子气或没文化。

  职业2:注意语气。注意你和收信人之间的关系。

  小心谨慎。Email不是私人的,它可能在传输途中被截取,也可以在收信人那里存上好多年,还会返回给发信人。所以,不要发自己会遗憾的Email。

  缩减签名。最好4行,太多就不好了。

  引用。只Copy要回复的句子来引用,引用前面应该有“>”。

  愤怒时不要用Email。Email很难传送幽默,但很容易传达愤怒。

  澄清。如果有邮件让你不安,最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问,说明你以为它是什么意思,确保自己没搞错。

  不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错,连发数十封,你也应该为此向朋友们道歉。

  注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题,但注意一下总是好的。

  适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人。

  不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复。

  遵守Email法规。比如对商业广告邮件,不同国家有不同的法规,不但是自己国家,也要考虑到收信人所在国家。

  沟通及效力

  使用有意义的标题,让收信人一下就能明白里面是什么,同时也区别于垃圾邮件。

  简短。尽量简短,如果有很多话,可以列成要点。

  摘要。在长信之前加上摘要。

  可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。

  需要时可使用“回复所有人”。平时不要用。

  也要记得电话。Email有它的优势,但打电话和手写信可以产生亲自接触。

  如果真是很紧急,就写上它。比如在标题上加上“URGENT”。

  休假时应设置自动回复,这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西,免得有心人知道你家里没人。

  使用表情。如果你的情绪可能被误解,就加上这种笑脸 。

  校对。写作水平不高可以原谅,敲错字就很难给人好印象,尤其是交稿子或申请工作时。

 
  移动Email

  了解限制。

  使用Voice-to-text。

  小心重复或删除。

  专用。最好设个专用的移动信箱。

  不要给移动设备发附件。

  要节约使用。

  生产力,文件夹和过滤

  快速回复。要么当时回复,要么先放到“须回复”文件夹内。

  24小时内回复,某些行业要求可能更快些。

  如果信太长没办法全部答复,就先回个短的,说明过后再细说。

  分段回复。如果来信太长又要求全回,就一个要点一个要点地回复。

  纪律。定时检查Email,5分钟或5天,固定下来,别人也会依此反应。

  按紧迫性分类。设置紧急/必须回复/个人/信息/其他等几个文件夹,把来信按地址分到这些文件夹内。最好配合过滤器,让它自动分类。

  有选择。并不是每个信都要回。FYI的,群组的一般都只是看看就行。与工作不相关的也先转发到私人邮箱以后再看。

  快速。工作邮件应该是问题和回答,是知识传送。搞笑或论文应该在其他地方。

  限制。如果没时间读,就不要订阅太多内容。如果要订,最好用免费信箱来订。

  文本通讯。有时文字IM比来往邮件要快。

  向大师们学习。诸如43-Folders,GTD等等。

  GTD。如果没读,就不要把所有信都移到文件夹里,应该是读、回复再归档。

  标题要明确。

  使用免费信箱。订阅免费内容要用免费信箱。

  把垃圾邮件加入黑名单。不要只是删除它们,还应该阻挡发信人,通常垃圾邮件发信人都是重复的。

  开启垃圾邮件过滤器。当然,没有过滤器完成准确,所以还应该检查一下垃圾邮件。

  抛弃被垃圾占领的邮箱。保存资料,再开一个,记得通知联系人(不现实)。

  防止邮件过载。如果不需要回复就不回复。

  Email附件

  附件要小。邮箱总不是无限的。

  不要转发附件。

  在正文中包含一点附件摘要。

  可以发送链接代替附件。

  在线共享文档,比如Google Docs。

  在线共享2,如果公司不让用外网,就在内部网上共享。

  在线共享3,如果前两个方法都不行,可以用IM来传送。

  使用纯文本或RTF格式,不要用Doc格式。造成不要传可执行文件,Doc/xls也可能会有病毒。

  可以使用OpenOffice.org的XML格式。

  小心打开附件。如果不是自己要的,就不要打开。

  知道哪些不能打开。打开垃圾邮件等于做了验证,会引来更多垃圾。

  技巧,调整和备份

  使用定制的邮件阅读工具。比如定制过滤器,自动分类等。

  合并邮件。可以把某个文件夹下或某标签的邮件生成一个单一的RTF或PDF文件,以备以后再读。

  更有效地过滤。邮件工具应该提供全选和单选的快速方法,以及分类垃圾和清除全部垃圾的操作。

  加速Gmail操作。比如清空缓存和临时文件等方法。

  利用Gmail邮箱的别名来更有效地执行过滤。+的用法。

  不同邮件系统的技巧

  使用Gmail。

  少用Gmail的格式。主要考虑到其他信箱的接收。

  使用Gmail的星标来追踪对话。

  使用Gmail的归档功能。

  使用Gmail的空间,Gspace等。

  使用Gmail的文件转换功能,把不同的格式转成HTML格式。

  使用Gmail的MP3播放功能。

  Hotmail的坏毛病之一是链接都要在新窗口打开(地址还是乱的)。

  从Outlook中直接呼叫联系人,需要通过插件实现。

  最新的Outlook也可以订阅RSS。

  Yahoo Mail beta现在也用Ajax了。

  隐私和安全

  Email隐私权第一规则:没有真的隐私。

  遵守Email规定,主要就是企业应该备份全部邮件,所以也没有隐私。

  Copy信件,这不是备份,而是有关重要事件时,就给老板或其他组内成员抄一份,免得某些人到时候说没收到你的说明之类。这会影响到隐私。

  不要随便散发真实的邮件地址,它只应该在同事间和家人间使用。

  使用联系表格(留言本)来代替员工邮箱。

  把公开的信箱地址打乱,比如把@替换成at等。

  使用免费邮箱,但也不要在账号上透露公司名字或真实的账号。

  不请自来的内容不要直接取消订阅,这样也等于认证了自己的邮件地址,把它加到黑名单里就行了。

  使用纯文本邮件客户端。可以避免钓鱼或病毒。

  使用安全的邮件客户端。

  邮件加密。

  使用freenigma加密。这是一个Firefox扩展,可以对Web邮件进行加密。

  秘写。比如把信息隐藏在一张图片中。

  尼日利亚骗剧。

  小心伪装成Paypal,西联等财务公司的信件,不要点其中的链接。

  小心那些伪装成著名组织的来信。

  不要被伪装得很好的邮件标题欺骗而打开它,比如伪装成你自己发的信被退回等。

  头脑要清醒,在Email世界里你不会中什么奖,也不会中什么彩票。

  把这些教给你的小孩。

  信息只是删除是不够的,必须破坏它,必要时,可使用大铁锤。

  保持机器干净,杀毒等等。

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